(Bontang, 11 Juli 2018). Pemerintah Kota Bontang melalui Dinas Perpustakaan dan Kearsipan menyelenggarakn Sosialisasi Perwali Bontang No. 8 Tahun 2018 Terkait Jadwal Retensi Arsip Substantif Dan Launching Good Archival Governance Awards (GAGAS) pada Senin (9/7/18).

Bertempat di Pendopo Rumah Jabatan Walikota Bontang, Wawali Basri Rase membuka dan menyambut dengan baik pelaksanaan sosialisasi tersebut.

“Penumpukan arsip yang tidak tertata dengan baik sering mendatangkan masalah. Saat ini di negara-negara maju arsipnya sangat terjaga dengan baik, contohnya Korea Selatan. Disana Arsip yang berumur ribuan tahun masih ada dan dijaga dengan baik. Ketika terjadi perang hal pertama yang mereka selamatkan adalah Arsip. Karena Arsiplah yang membuat Korea Selatan maju seperti sekarang ini. Betapa pentingnya arsip sehingga mampu mempengaruhi laju pertumbuhan suatu negara ,” papar Basri sambil berbagi pengalaman saat kunjungannya Ke Korea Selatan beberapa waktu lalu.

Sementara itu, Prof. DR. Ir. H. M. Aswin, MM, Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Kalimantan Timur selaku narasumber memaparkan bahwa arsip adalah rekaman kegiatan yang merupakan bukti yang tersimpan dalam berbagai bentuk media mengikuti perkembangan teknologi.

“Arsip mampu menentukan orang bersalah atau tidak dipengadilan serta kepemilikan yang sah atas suatu sengketa dan sebagainya. Selain itu, jadwal retensi arsip atau JRA digunakan untuk menentukan masa simpan arsip sehingga diperlukan jadwal untuk pemusnahan arsip agar tidak menumpuk di Organisasi Perangkat Daerah,” ungkap Aswin.

“Pemusnahan Arsip pun harus sesuai Undang-Undang dan prosedur yang berlaku. Pemusnahan yang tidak sesuai prosedur dapat dikenai kurungan 10 tahun dan denda 500 juta rupiah. Hal ini diatur dalam pasal 86 Undang-undang No 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan,” lanjutnya.

Tidak hanya pelaksanaan sosialisasi, dalam kesempatan ini, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan juga menggelar launching GOOD ARCHIVAL GOVERNANCE AWARDS yang disingkat dengan GAGAS. GAGAS sendiri merupakan Penghargaan tata kelola arsip yang baik yang diwujudkan dalam sebuah lomba penilaian tata kelola kearsipan. Dengan adanya sosialisasi dan perlombaan ini, diharapkan seluruh Organisasi Perangkat Daerah (OPD) termotivasi untuk melakukan pembenahan arsip di lingkungan masing masing.

Lebih lanjut, Kepala Seksi Pembinaan Kearsipan, Hapidah, A.Md.Kep menjelaskan pula bahwa nantinya akan dipilih 5 Finalis terbaik untuk Juara I, II, III, Harapan I dan Harapan II yang akan memenangkan Piala bergilir, Piala tetap dan Piagam penghargaan. Adapun jadwal penilaian gagas sebagai berikut:

  1. Pendaftaran : 09 Juli 2018
  2. Pengembalian Kuesioner : 10 – 11 Juli 2018
  3. Penilaian Administrasi : 12 – 13 Juli 2018
  4. Verifikasi Kuesioner, Wawancara, Penetapan Finalis : 16 – 20 Juli 2018
  5. Presentasi 5 finalis terbaik : 24 Juli 2018
  6. Penginputan nilai : 25 Juli 2018
  7. Penetapan Pemenang : 26 Juli 2018

Sebelum mengakhiri Launching Good Archival Governance Awards, Kepala Seksi Pembinaan Kearsipan, Hapidah, A.Md mengharapkan partisipasi dan dukungan dari 27 OPD di Lingkungan Pemerintah Kota Bontang untuk mengikuti GAGAS sehingga dapat terwujud “ Sadar Tertib Arsip ”.

PPID Kota Bontang